Быстрое создание документов
Ускоряется занесение информации в систему
— Электронные документы создаются на основе готовых шаблонов или заносятся из почты. — Бумажные документы подхватываются со сканера.
— Для массовой обработки документов используются службы ввода и преобразования, а также интеллектуальное решение DIRECTUM Ario — все поля карточки заполняются автоматически.
— С мобильными решениями документы можно создавать прямо с камеры смартфона или планшета.
Упорядоченное хранение и управление жизненным циклом
Риск потери документов сводится к минимуму
— Документы располагаются в едином хранилище, пользователи работают со ссылками на документы и могут сохранять их в разных папках.
— Структура папок задается исходя из организационной структуры, процессов или личных потребностей сотрудника.
— Чтобы объект системы было проще найти, в карточку выносятся его реквизиты.
— Стадия жизненного цикла документа изменяется автоматически в процессе согласования либо ее можно поменять вручную.
— Версионность позволяет отслеживать изменения в документе и помогает избежать накопления дублей. Количество версий одного документа неограниченно.
Удобный поиск документов
Сокращение среднего времени поиска документов на
84%
— Любой объект системы можно найти по заданным реквизитам или по содержимому. Критерии поиска можно постепенно уточнять.
— Чтобы найти электронный документ по бумажному экземпляру, достаточно отсканировать уникальный штрихкод.
Соблюдение конфиденциальности доступа
Повышается уровень безопасности и конфиденциальность информации
— Автор документа настраивает права доступа пользователей (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), что обеспечивает защиту от несанкционированных действий.
— Система протоколирует действия над документом: можно отследить, кто и когда их просматривал, изменял, настраивал права доступа или подписывал.
— Дополнительной защитой текста электронного документа может стать шифрование — на основе сертификата закрытого ключа или с помощью пароля.
Работа с электронной подписью
Гарантия авторства и неизменности электронного документа
— ЭП заменяет традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность содержания документа.
— Документы, подписанные квалифицированной ЭП, могут участвовать в юридически значимом электронном документообороте с контрагентами.
— По истечении действия сертификата ЭП, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.
Решайте задачи комплексно
Делопроизводство
Управление бизнес-процессами
Долговременный архив