Дополнительные сервисы

Цифровая бухгалтерия

Решение позволяет:
— работать с документами бухгалтерского учета в цифровом виде;
— при использовании сервисов Ario осуществлять интеллектуальную обработку документов: автоматически заносить сопоставление номенклатур, подбор счетов и статей затрат;
— быстро подготавливаться к налоговым проверкам за счет удобного поиска и выгрузки документов.

Благодаря плотной интеграции с учетной системой, сервисами обмена и другими решениями достигается значительный эффект. Процессы становятся непрерывными и удобными:
— подготовка и согласование документов ускоряются в 4 раза;
— поиск и выгрузка документов для проверок становятся быстрее До 20 раз;
— среднее время на обработку комплекта документов сокращается до 1 минуты;
— обеспечивается автоматический контроль возврата документов от контрагентов.

Служба ввода документов

Служба ввода документов облегчает массовый ввод документов в Directum Qaz с внешних источников (сканеров, папок файловой системы, электронной почты). В дальнейшем документы с помощью механизма преобразования могут быть конвертированы в различные форматы.

Служба ввода включает в себя модули по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, а также реализует первичную обработку документов (например, разделение потока страниц по разным признакам — наличию и типу штрихкода, однотонному листу, количеству страниц, тайм-ауту и т.д.).

При достижении целей внедрения службы ввода документов можно наблюдать ярко выраженные качественные эффекты:
— существенное сокращение времени занесения документов в систему вне зависимости от источника поступления и, как следствие, значительное увеличение скорости работы с документами (в т.ч. за счет избавления от бумаги);
— повышение надёжности за счёт сведения к нулю риска неверного занесения документа;
— повышение уровня надежности и безопасности доступа к документам за счёт использования преобразования некоторых исходящих документов в неизменяемые форматы.

Сравнение документов

Решение «Сравнение документов» автоматически сопоставляет две версии и формирует отчет с удобной визуализацией отличий. В результате сокращаются трудозатраты на сравнение документов и уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора.
По умолчанию решение нацелено на работу с договорными документами. Однако, прикладной разработчик может доработать решение для сравнения любых необходимых документов.

Следить за ходом сравнения можно с помощью специального индикатора. Он не блокирует систему — во время работы решения можно выполнять другие задания. В результате сравнения формируется PDF-файл с удобной визуализацией отличий. В зависимости от типа правки (добавление, изменение, удаление) текст выделяется зеленым, желтым или красным цветом. В примечании можно посмотреть подробную информацию о сути изменения.

Использование решения позволяет:
— сократить трудозатраты на сравнение документов. Сотрудники не тратят рабочее время на ручное сравнение версий документов. Это особенно критично для компаний с большим объемом договорной работы. Долгую рутинную работу можно передать системе и сосредоточиться на творческих задачах;
— уменьшить вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Усталость или невнимательность сотрудника не приведут к внесению в важный документ несогласованной правки. Это дает компании дополнительную защиту от возможных убытков.

Быстрая идентификация документов

В системе Directum Qaz для каждого документа генерируется уникальный штрихкод. При занесении документа, поступившего от контрагента, делопроизводитель формирует штрихкод, распечатывает и наклеивает на бумажный экземпляр. Документы, оформленные в организации, маркируются автоматически при создании из шаблона, в котором администратор настроил отображение штрихкода.

Чтобы найти электронный документ, делопроизводителю уже не придется каждый раз вводить данные и искать нужный среди результатов поиска. Достаточно отсканировать штрихкод, и карточка электронного документа откроется автоматически. В дальнейшем из карточки можно, например, отправить документ на рассмотрение руководителю, посмотреть приложения, проверить, в какие задачи он вложен.

Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет комбинировать современные и традиционные методы обработки документов, а также:
— повысить эффективность работы делопроизводителей и секретарей;
— ускорить поиск нужного документа в системе;
— уменьшить риск ошибок благодаря однозначной идентификации документа по уникальному штрихкоду;
— сократить количество действий, необходимых для поиска и открытия.

Скачать файл "Рекомендации по выбору сканера штрих-кодов и другого оборудования.docx"

Мониторинг системы Directum Qaz

Решение «Мониторинг системы Directum Qaz» позволяет наглядно отображать ключевые показатели технического состояния системы: метрики производительности серверов, статистику использования системы, ошибки в разрезе служб.

Возможности решения:
— быстрая оценка текущего состояния системы. Решение дает полную картину работы серверов: стабильность развернутых сервисов, загрузка процессора, свободная оперативная память, свободное место на диске и т.д.;
— расследование инцидентов. Администратор может быстро найти связанную с ошибками информацию: пользователей, типы объектов, временной интервал, состояние серверов и т.д. Это помогает решить проблему самостоятельно или подготовить максимально полное обращение в службу поддержки Directum Qaz;
— проактивная работа с ошибками. Решение своевременно сообщает об узких местах в работе системы: недостаточном дисковом пространстве, длительной высокой загрузке процессора или превышении количества ошибок определенного типа. Благодаря этому администратор устраняет проблему раньше, чем она успевает повлиять на работу пользователей;
— контроль производительности системы. Рост объема хранящихся данных, увеличение числа пользователей и другие факторы могут привести к снижению производительности системы. Регулярный мониторинг скорости выполнения ключевых операций позволяет своевременно принять меры для повышения производительности.

Решение повышает эффективность сопровождения системы Directum Qaz:
— сокращает трудозатраты на мониторинг системы;
— обеспечивает быстрое реагирование администратора и минимально возможный простой системы в случае сбоя;
— помогает обнаружить и устранить проблему до того, как она повлияет на работу пользователей;
— упрощает анализ производительности и статистики использования системы.